Rejestry, ewidencja, archiwa
Rejestry i ewidencje prowadzone w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Poznaniu (WIJHARS w Poznaniu):
|
Lp. |
Nazwa rejestru/ewidencji |
Podstawa prawna prowadzenia rejestru/ewidencji |
Sposób i zasady udostępniania danych z rejestru/ewidencji |
|
1. |
Rejestr rzeczoznawców w zakresie pobierania próbek oraz ustalania klas jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych |
Art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych |
Rejestr zawiera zbiór danych osobowych. Przetwarzanie w tym udostępnianie danych z rejestru odbywa się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). |
|
2. |
Rejestr przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie produkcji, składowania, konfekcjonowania i obrotu artykułami rolno-spożywczymi |
Art. 12 ustawy z 21 grudnia 2000 r. o jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych. |
Informacje zawarte w rejestrze zgodnie z pismem Głównego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych znak: GI-GNR-2-01/05 z dnia 7 stycznia 2005 r podlegają wyłączeniu jawności informacji publicznej. |
Archiwum Zakładowe
Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Poznaniu gromadzi dokumenty archiwalne zgodnie z wymogami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Udostępnianie archiwów odbywa się na zasadach określonych w wyżej wymienionej ustawie. Zasób archiwum zakładowego stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością WIJHARS w Poznaniu. Służy on potrzebom Inspektoratu.
Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie Wojewódzkiego Inspektora.
Akta spraw przechowywane są w ciągu roku kalendarzowego w poszczególnych komórkach organizacyjnych.
Akta spraw zakończonych przechowywane są w komórkach organizacyjnych przez okres 2 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy. Po upływie tego terminu akta przekazywane są do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Dokumentacja zakwalifikowana jest do właściwych kategorii archiwalnych.
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym WIJHARS w Poznaniu
- Dokumentację udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.
- Nie wypożycza się poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.
- Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku zawierającego, co najmniej:
- datę;
- nazwę wnioskującego;
- wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wniosku z podaniem, co najmniej:
- informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
- dat skrajnych dokumentacji,
- informacji o sposobie udostępnienia,
- imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie,
- w przypadku osób spoza podmiotu: cel udostępnienia, uzasadnienie.
- Do udostępnienia dokumentacji pracownikom WIJHARS w Poznaniu jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Wojewódzki Inspektor.
- Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Inspektoratu wymagane jest zezwolenie Wojewódzkiego Inspektora lub osoby przez niego upoważnionej.
- Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.
- Niedopuszczalne jest:
- wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;
- przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;
- nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag.
(Podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych).
